Der Beistand steht „neben“ dem Beteiligten, der Bevollmächtigte spricht „für“ den Beteiligten. Der Bevollmächtigte muss möglichst schriftlich ermächtigt werden. Er kann auch anstelle des Beteiligten mit dem Amt verhandeln. In der Praxis ist der Bevollmächtigte meist ein Rechtsanwalt, der beauftragt wurde. Der Beistand geht mit dem Beteiligten zu den Gesprächen. Er gilt als der Vertraute des Beteiligten und unterstützt ihn.

Beteiligter und Beistand treten als Team auf – daher ist es natürlich sehr wichtig, dass sich Beistand und Beteiligter vorher zusammensetzen und besprechen, was ihr Ziel ist und wie dieses Ziel angegangen werden soll. Einigkeit ist hier Bedingung.

Manche Beteiligten fühlen sich bei Gesprächen im Amt nervös. Besonders Pflegeeltern sind bei solchen Gesprächen oft emotional sehr involviert und haben dann Angst, als unsachlich und übertrieben angesehen zu werden. Dies empfinden sie natürlich verstärkt, wenn die Diskussionen sie auch noch sehr bewegt oder sogar zum Weinen bringt.
Ein Beistand kann hier sowohl für die Pflegeeltern als auch für die anderen Beteiligten des Gespräches entlastend und versachlichend wirken – dies bedeutet aber auch, dass es nicht sinnvoll ist, wenn der Beistand eine evtl. „geladene“ Atmosphäre durch seine Aktionen noch steigert. Es ist daher wichtig, auch den Beistand gut auszusuchen. Ein fachliches Wissen um die Dinge, die besprochen werden, ist für den Beistand natürlich sehr hilfreich, aber nicht Voraussetzung.